ฟิลด์

ฟิลด์ คือ กลุ่มของอักขระทีสัมพันธ์กัน ตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไปที่นำมารวมกันแล้วแสดงลักษณะหรือความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ฟิลด์แต่ละฟิลด์ยังแยกออกเป็นประเภทข้อมูล ซึ่งจะบ่งบอกว่าในเขตฟิลด์นั้นบรรจุข้อมูลประเภทใดไว้ สามารถแยกประเภทของฟิลด์ได้เป็น 3 ประเภทคือ

          - ฟิลด์ตัวเลข (numeric field) ประกอบด้วย อักขระที่เป็นตัวเลข ซึ่งอาจเป็นเลขจำนวนเต็มหรือทศนิยมและอาจมีเครื่องหมายลบหรือบวก เช่น ยอดคงเหลือในบัญชีเป็นกลุ่มของตัวเลข

          - ฟิลด์ตัวอักษร (alphabetic field) ประกอบด้วย อักขระที่เป็นตัวอักษรหรือช่องว่าง (blank)เช่น ชื่อลูกค้าเป็นกลุ่มของตัวอักษร

          - ฟิลด์อักขระ (character field หรือ alphanumeric field) ประกอบด้วย อักขระซึ่งอาจจะเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น ที่อยู่ของลูกค้า

       ข้อมูลที่ปรากฏอยู่ในฟิลด์ เป็นหน่วยย่อยของระเบียนที่บรรจุอยู่ในแฟ้มข้อมูล เช่น ฟิลด์เลขรหัสประจำตัวบุคลากร ฟิลด์เงินเดือนของลูกจ้าง หรือฟิลด์เลขหมายโทรศัพท์ของพนักงาน ตัวอย่าง เช็คของธนาคารแห่งหนึ่งประกอบด้วย ชื่อที่อยู่ธนาคาร เช็คเลขที่ จ่ายจำนวนเงินเป็นตัวเลข จำนวนเงินเป็นตัวอักษร สาขาเลขที่ เลขที่บัญชี และลายเซ็น
 

       ฟิลด์บางฟิลด์อาจจะประกอบด้วยข้อมูลหลาย ๆ ประเภทรวมกันในฟิลด์ เช่น ฟิลด์วันที่ประกอบด้วย 3 ฟิลด์ย่อย ๆ คือ วันที่ เดือน และปี หรือในฟิลด์ชื่อธนาคาร ยังประกอบด้วยหลายฟิลด์ย่อย ๆ คือ ชื่อธนาคาร ที่อยู่ เมือง ประเทศ และรหัสไปรษณีย์

การกำหนดคุณสมบัติของฟิลด์ข้อมูล

•                  Field Size

            ในการกำหนดขนาดของฟิลด์ จะเป็นส่วนที่บอกถึงความยาวของข้อความที่สามารถป้อนลงไปได้ ซึ่งหากฟิลด์ข้อมูลที่สร้างขึ้น เช่น รหัส มีการป้อนข้อมูลลงไปเพียง 5 ตัวอักษร แต่ค่าเริ่มต้นในช่อง Field Size ของข้อมูลชนิดข้อความ กำหนดไว้เป็น 255 ตัวอักษร Access จะจองพื้นที่เก็บข้อมูลไว้ 255 จึงทำให้เป็นการเปลืองพื้นที่ในการเก็บข้อมูล ดังนั้นจึงควรกำหนดให้ขนาดของฟิลด์เหมาะสมกับการป้อนข้อมูลด้วย

•                  Format

            ใช้ในการกำหนดรูปแบบของข้อมูล ซึ่งจะไม่มีผลกับข้อมูล และจะแตกต่างกันไปตามชนิดข้อมูล ทั้งข้อมูลชนิดข้อความ ตัวเลข หรือวันที่เวลา ในที่นี้จะขอยกตัวอย่างการกำหนดรูปแบบกับฟิลด์ข้อมูลที่เป็นชนิดข้อความ

•                  Decimal Place

            ใช้สำหรับกำหนดว่าจะให้แสดงจุดทศนิยมกี่ตำแหน่ง ซึ่งจะใช้ได้กับข้อมูลชนิด Numberและ Currency เท่านั้น

•                  Input Mask

            ใช้สำหรับกำหนดรูปแบบในการป้อนข้อมูล เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการป้อนข้อมูล ซึ่งสามารถกำหนดโดยใช้เครื่องมือช่วย หรือจะกำหนดเองก็ได้ เช่น รูปแบบเบอร์โทรศัพท์ หมายเลขบัตรประชาชน เป็นต้น

•                  Caption

            ใช้กำหนดข้อความที่แสดงในส่วนหัวคอลัมน์ในมุมมองแผ่นตารางข้อมูล (Datasheet View) หรือเป็นชื่อที่ปรากฏในฟอร์ม หรือรายงาน

•                  Default Value

            ใช้สำหรับกำหนดค่าเริ่มต้นของข้อมูลในฟิลด์ ถ้ามีการเพิ่มเรคคอร์ดใหม่ลงไปในตาราง ผู้ใช้จะได้ไม่ต้องเสียเวลาป้อนข้อมูล ถ้าเป็นข้อมูลที่ตรงกับค่าเริ่มต้นนี้

•                  Validation Rule

            ใช้สำหรับกำหนดเงื่อนไขสำหรับการป้อนข้อมูล เช่น ในฟิลด์นี้จะต้องป้อนข้อมูลเพียง 2 ค่าคือ หญิงและชายเท่านั้น ถ้าป้อนนอกเหนือจากนี้แล้ว จะแสดงกรอบหน้าต่างเตือน และไม่สามารถป้อนข้อมูลนอกเหนือจากที่กำหนดนี้ได้

•                  Validation Text

            ใช้สำหรับแสดงข้อความแจ้งเตือน เมื่อป้อนผิดเงื่อนไขในช่อง Validation Rule ซึ่งสามารถป้อนข้อความแจ้งเตือนได้ไม่เกิน 255 ตัวอักษร

•                  Required

            ใช้สำหรับกำหนดคุณสมบัติว่าผู้ใช้จำเป็นจะต้องป้อนข้อมูลลงไปในฟิลด์ที่กำหนดนี้หรือไม่ถ้าเลือก Yes จะต้องป้อนข้อมูลลงไปในฟิลด์ แต่ถ้าเลือก No ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลก็ได้